Instrukcja obsługi systemu

Ostatnia aktualizacja: 21.10.2026

1. Rejestracja i Aktywacja Konta

1. Wypełnij formularz rejestracyjny, podając dane firmy (NIP do faktury) oraz dane do nowego konta.
2. Wybierz interesujący Cię pakiet subskrypcyjny i kliknij przycisk przekierowujący do płatności PayNow.
3. Po sfinalizowaniu płatności bankowej system automatycznie aktywuje Twoje konto i przekieruje Cię do pełnego panelu aplikacji.
4. Dostęp warunkowany jest aktywną subskrypcją. Bez opłaconego abonamentu widoczna jest wyłącznie zakładka Subskrypcje oraz RODO (Zapomnienie) w Ustawieniach.
5. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie – po zakończeniu okresu ważności należy wykupić kolejny pakiet.

2. Konfiguracja danych firmy

• Przejdź do zakładki Ustawienia → Dane firmy.
• Wpisz swój NIP i kliknij Pobierz z Rejestru VAT.
• Ważne: W przypadku Jednoosobowej Działalności Gospodarczej pole Nazwa firmy należy uzupełnić we własnym zakresie.
• Przedsiębiorcy niezarejestrowani na Białej Liście podatników VAT zobowiązani są do ręcznego wprowadzenia pełnych danych rejestrowych.
• System automatycznie zapisuje również dane o statusie VAT (czynny, zwolniony, wykreślony), datę rejestracji, wykreślenia, przywrócenia oraz podstawy prawne.
• Dane rejestrowe firmy są wykorzystywane w systemie jako dane sprzedawcy w fakturach sprzedażowych oraz nabywcy w fakturach zakupowych.

3. Konfiguracja połączenia z KSeF

1. Zaloguj się do oficjalnego portalu rządowego Krajowego Systemu e-Faktur (Ministerstwo Finansów).
2. Wygeneruj i pobierz swój indywidualny certyfikat KSeF – podczas generowania w systemie KSeF jako przeznaczenie certyfikatu wybierz opcję „Uwierzytelnienie".
3. Przejdź w aplikacji do zakładki Ustawienia → Ustawienia KSeF.
4. Wgraj plik certyfikatu (plik .crt / .key), wpisz hasło do klucza prywatnego i zapisz dane.
5. Status poprawnego zapisu zostanie potwierdzony komunikatem w panelu.
6. Weryfikacja połączenia: Poprawność autoryzacji zostanie zweryfikowana podczas pierwszego pobierania faktur (w zakładkach Wydatki lub Przychody).
7. Uwaga: Wgranie nowego certyfikatu spowoduje automatyczne nadpisanie dotychczasowego. Stary certyfikat zostanie bezpowrotnie usunięty.
8. Do pobierania faktur z KSeF wymagane jest posiadanie aktywnej subskrypcji.

4. Subskrypcje i Płatności

• Pakiety: Do wyboru są dwa pakiety – 1 miesiąc (49 zł brutto) oraz 3 miesiące (129 zł brutto). Oba opłacane jednorazowo przez PayNow, bez automatycznego odnawiania.
• Akceptacja Regulaminu: Przed zakupem wymagane jest zaznaczenie oświadczenia o zakupie jako przedsiębiorca (B2B) oraz akceptacja Regulaminu i Polityki Prywatności. Fakt akceptacji jest zapisywany w bazie (data, adres email, adres IP, wersja dokumentu).
• Historia transakcji: Poniżej pakietów znajduje się tabela z historią Twoich subskrypcji (ID transakcji, okres, kwota, status, data ważności).
• Statusy:
  • Opłacono – subskrypcja aktywna,
  • Oczekuje – transakcja utworzona, oczekuje na potwierdzenie z banku,
  • Błąd / Anulowano – transakcja nieudana lub porzucona.
• Nieopłacone transakcje starsze niż 60 minut są automatycznie oznaczane jako nieudane.
• Po powrocie z PayNow system weryfikuje status transakcji i wyświetla odpowiedni komunikat.

5. Ustawienia poczty (SMTP)

• W zakładce Ustawienia → Ustawienia poczty skonfiguruj własny serwer SMTP do wysyłki e-maili (przypomnienia o płatnościach, potwierdzenia salda, powiadomienia).
• Dane do uzupełnienia: Nazwa nadawcy, adres e-mail nadawcy, host SMTP, port, szyfrowanie (TLS/SSL/brak), login oraz hasło.
• Hasło jest szyfrowane algorytmem AES-256-CBC przed zapisem w bazie danych.
• Ukryta kopia (UDW): Możesz włączyć opcję wysyłania ukrytej kopii każdej wiadomości na swój adres – ułatwia to archiwizację korespondencji.
• Test połączenia: Po zapisaniu konfiguracji możesz wysłać wiadomość testową na wskazany adres, aby zweryfikować poprawność ustawień.

6. Użytkownicy (konta pracowników)

• W zakładce Ustawienia → Użytkownicy możesz tworzyć konta dla współpracowników.
• Dodawanie użytkownika: Wpisz adres e-mail, ustaw hasło (min. 12 znaków) i zaznacz, do których zakładek pracownik ma mieć dostęp (klikasz na niebieskie etykiety, aby przełączać uprawnienia).
• Automatyczny e-mail powitalny: Po utworzeniu konta system wysyła na adres pracownika wiadomość HTML zawierającą dane dostępowe, listę możliwości serwisu oraz klauzulę RODO (administrator danych = Twój pracodawca, ksefdobanku.eu = procesor).
• Edycja uprawnień: W każdej chwili możesz zmienić zakres dostępu pracownika, zaznaczając lub odznaczając odpowiednie zakładki i klikając Zapisz zmiany.
• Usuwanie: Przycisk Usuń trwale usuwa konto pracownika wraz z jego uprawnieniami.
• Współdzielenie danych: Wszyscy użytkownicy (właściciel i podkontа) pracują na tej samej bazie faktur, banku i kontrahentów – rozróżnienie dotyczy tylko zakresu widoczności zakładek.

7. Obsługa Wydatków (Faktury Kosztowe)

• Uwaga: Do pobierania faktur wymagana jest wcześniejsza konfiguracja certyfikatu KSeF oraz aktywna subskrypcja.
• Synchronizacja z KSeF: Wskazuj zakres dat w sekcji Synchronizacja z KSeF i kliknij Pobierz, aby zaciągnąć faktury zakupowe. Pamiętaj: Zgodnie z wymogami KSeF jednorazowy zakres dat pobierania nie może przekraczać 3 miesięcy.
• Eksport przelewów: Zaznacz faktury na liście, wybierz format banku i kliknij Pobierz plik, aby wygenerować paczkę przelewów do bankowości elektronicznej. Uwaga: Na dzień dzisiejszy obsługiwany jest format Erste Bank oraz mBank – lista dostępnych formatów będzie na bieżąco aktualizowana.
• Drukowanie zestawienia: Opcja 🖨️ Drukuj PDF generuje zestawienie tabelaryczne z programu – nie jest to wydruk faktury. Wydruk obejmuje:
  • wszystkie pozycje spełniające aktualne kryteria filtrowania i sortowania, tj.:
    • wybrany rok (lub wszystkie lata),
    • wybrany miesiąc (lub wszystkie miesiące),
    • status płatności (wszystkie / zapłacone / niezapłacone / częściowo zapłacone),
    • wpisane w wyszukiwarce frazy (nazwa kontrahenta, NIP, numer faktury),
  • wyłącznie pozycje zaznaczone – jeśli przy fakturach zaznaczysz checkboxy, wydruk obejmie tylko zaznaczone wiersze (przydatne np. do wydrukowania wybranej grupy faktur do zapłaty).
  Wydruk nie jest ograniczony – zawiera wszystkie faktury pasujące do ustawionych filtrów. Dokument generowany jest w formacie poziomym (landscape) i zawiera wszystkie kolumny zestawienia poza kolumną „Akcje".
• Podgląd XML: Klikając 👁️ Podgląd przy fakturze otworzysz podgląd danych z pliuk XLM.
• Filtry i sortowanie: Możesz filtrować listę po roku, miesiącu, statusie płatności oraz wyszukiwać po numerze faktury, NIP, nazwie kontrahenta.
• Brak obsługi faktur papierowych: System pobiera dokumenty wyłącznie drogą cyfrową z KSeF. Nie ma możliwości ręcznego wczytywania skanów, zdjęć ani plików PDF z fakturami papierowymi.
• Ręczna zmiana statusu: Wprowadzenie daty w polu Data płatności automatycznie zmienia status faktury na Zapłacona. Usunięcie daty przywraca status Niezapłacona.
• Wyłączenia – faktury rozliczone po stronie KSeF: Nie ma możliwości usunięcia daty ani zmiany statusu na Niezapłacona dla faktur, które zostały oznaczone jako rozliczone już w pliku XML pobranym z KSeF. Dotyczy to:
  • faktur z jawnym znacznikiem zapłaty w XML – tzn. zawierających element <Zaplacono>1</Zaplacono> lub <DataZaplaty> (typowo dla płatności gotówką, kartą, bonem lub płatnością mobilną),
  • faktur objętych kredytem kupieckim – tzn. takich, w których rozliczenie następuje pomiedzy przedsiębiorcami na podstawie innych umów. Takie faktury są traktowane jako rozliczone w momencie dostawy towaru/usługi.
  W obu przypadkach status Zapłacona jest nadawany automatycznie przy pobieraniu faktury z KSeF i jest niezmienny.

8. Obsługa Przychodów i Statusy Płatności

• Uwaga: Do pobierania faktur wymagana jest wcześniejsza konfiguracja certyfikatu KSeF oraz aktywna subskrypcja.
• W zakładce Przychody wybierz zakres dat (maksymalnie 3 miesiące w jednym pobieraniu) i kliknij Pobierz z KSeF.
• Ręczna zmiana statusu: Wprowadzenie daty w polu Data płatności automatycznie zmienia status faktury na Zapłacona.
• Cofanie / Korekta statusu: Jeśli chcesz cofnąć status płatności, usuń wpisaną datę z pola Data płatności, co przywróci status na Niezapłacona.
• Drukowanie zestawienia: Opcja 🖨️ Drukuj PDF generuje zestawienie tabelaryczne z programu – nie jest to wydruk faktury. Wydruk obejmuje:
  • wszystkie pozycje spełniające aktualne kryteria filtrowania i sortowania, tj.:
    • wybrany rok (lub wszystkie lata),
    • wybrany miesiąc (lub wszystkie miesiące),
    • status płatności (wszystkie / zapłacone / niezapłacone / częściowo zapłacone),
    • wpisane w wyszukiwarce frazy (nazwa kontrahenta, NIP, numer faktury),
  • wyłącznie pozycje zaznaczone – jeśli przy fakturach zaznaczysz checkboxy, wydruk obejmie tylko zaznaczone wiersze (przydatne np. do wydrukowania wybranej grupy faktur do zapłaty).
  Wydruk nie jest ograniczony – zawiera wszystkie faktury pasujące do ustawionych filtrów. Dokument generowany jest w formacie poziomym (landscape) i zawiera wszystkie kolumny zestawienia poza kolumną „Akcje".
• Podgląd XML: Klikając 👁️ Podgląd przy fakturze otworzysz podgląd danych z pliuk XLM.
• Filtry i sortowanie: Możesz filtrować listę po roku, miesiącu, statusie płatności oraz wyszukiwać po numerze faktury, NIP, nazwie kontrahenta.
• Brak obsługi faktur papierowych: System pobiera dokumenty wyłącznie drogą cyfrową z KSeF. Nie ma możliwości ręcznego wczytywania skanów, zdjęć ani plików PDF z fakturami papierowymi.

9. Bank – Automatyczny Import Transakcji

• Zarządzanie kontami: Zarządzaj swoimi rachunkami w zakładce Bank → Moje Konta Bankowe. Możesz dodać konto podając nazwę banku (lista ponad 20 banków polskich), typ (RO/VA/SAV), numer IBAN oraz walutę (PLN, EUR, USD, GBP).
• Import wyciągu bankowego (.csv / .xlsx): W zakładce Bank → Import Transakcji wybierz:
  • Docelowy Rachunek Bankowy (z listy zdefiniowanych kont),
  • Stosowany Parser (Bank) – dostępne parsery: PKO BP / iPKO, mBank, Erste / Santander, Nest Bank oraz opcje Własny plik Excel / CSV,
  • Plik wyciągu – maksymalny rozmiar 15 MB.
• Własny szablon CSV / Excel: Jeśli Twój bank nie ma dedykowanego parsera, możesz użyć własnego pliku z kolumnami (od 2. wiersza): Data operacji, Kwota, Nazwa kontrahenta, IBAN, Tytuł przelewu. Na stronie dostępny jest przycisk 📥 Pobierz wzór CSV/Excel.
• Automatyczne dopasowanie płatności: Po wgraniu wyciągu system automatycznie weryfikuje transakcje i faktury (zarówno przychodowe, jak i kosztowe) na podstawie:
  • numeru faktury w opisie przelewu (analiza tokenów w tytule),
  • danych nadawcy (nazwa kontrahenta) oraz
  • zgodności kwoty (tolerancja ±5% lub 1 zł).
  Przy zgodności system automatycznie uzupełnia Datę płatności i zmienia status dokumentu na Zapłacona.
• Brak automatycznego dopasowania: Jeśli dane z pliku CSV nie zgadzają się z fakturą i system jej automatycznie nie sparuje, należy przejść do Ręczne rozliczenie lub ręcznie wpisać datę w polu Data płatności przy danej pozycji w celu zmiany statusu.
• Zabezpieczenie przed duplikatami: Każda transakcja ma unikalny operation_hash – ponowny import tego samego wyciągu nie utworzy duplikatów.

10. Bank – Historia Operacji i Ręczne Rozliczanie

• Historia Operacji: Zakładka Bank → Historia Operacji prezentuje wszystkie zaimportowane transakcje z możliwością filtrowania po:
  • tytule, kontrahencie, IBAN (wyszukiwarka),
  • roku i miesiącu,
  • kategorii (Przychody / Wydatki),
  • statusie rozliczenia (Rozliczone / Nierozliczone),
  • koncie bankowym.
• Ręczne rozliczenie (🔗 Rozlicz): Kliknij przycisk Rozlicz przy transakcji, aby otworzyć modal z listą nieopłaconych faktur zakupowych i sprzedażowych. Zaznacz jedną lub więcej faktur (można łączyć wiele faktur z jedną transakcją).
• Automatyczne nadpłaty/niedopłaty: Jeśli kwota transakcji nie pokrywa w pełni wybranych faktur, system zapisze niedopłatę. Jeśli jest wyższa od sumy faktur – zapisze nadpłatę. Szczegóły pojawiają się w zakładce Rozliczenia.
• Usuwanie transakcji (🗑️ Usuń): Usuwa transakcję wraz z jej powiązaniami i ewentualnymi nadpłatami.
• Wyszukiwarka na żywo: Pole wyszukiwania filtruje tabelę w czasie rzeczywistym, bez przeładowania strony.

11. Moje Konta Bankowe

• W zakładce Bank → Moje Konta Bankowe dodajesz i usuwasz rachunki bankowe przypisane do Twojej firmy.
• Lista banków: Do wyboru ponad 20 instytucji (m.in. PKO BP, mBank, Pekao, Santander, Erste, ING, Millennium, Nest Bank, BNP Paribas, Alior, Credit Agricole, Bank Pocztowy, SGB, SKOK, Revolut, VeloBank, Toyota Bank, BOŚ, Citi Handlowy, Bank BPS, Bank Spółdzielczy oraz opcja Inny bank).
• Typy rachunków: RO (rozliczeniowe), VA (VAT), SAV (oszczędnościowe).
• Waluty: PLN, EUR, USD, GBP.
• IBAN: System automatycznie normalizuje numer (usuwa spacje i myślniki, konwertuje na wielkie litery).
• Powiązanie z transakcjami: Konta z tej listy są używane w imporcie wyciągów oraz w filtrach historii operacji.

12. Kontrahenci

• Automatyczne dopisywanie z KSeF: Podczas synchronizacji faktur system automatycznie odczytuje numer NIP kontrahenta bezpośrednio z pliku XML pobranego z KSeF:
  • przy fakturach sprzedaży – NIP nabywcy z sekcji Podmiot2,
  • przy fakturach zakupu – NIP sprzedawcy z sekcji Podmiot1.
  Jeśli kontrahent o danym NIP nie istnieje jeszcze w bazie, system automatycznie pobiera jego dane z Białej Listy Podatników VAT (API Ministerstwa Finansów) – nazwę firmy, REGON, status VAT, adres oraz rachunki bankowe – i zapisuje wszystko w bazie kontrahentów.
  
  Uwaga: jeśli dany NIP nie znajduje się na Białej Liście (np. kontrahent nie jest płatnikiem VAT), system utworzy wpis zastępczy o treści „Kontrahent NIP: …", który należy następnie uzupełnić ręcznie w opcji Edytuj.
• Ręczne dodawanie: Wpisz NIP kontrahenta i kliknij Pobierz z MF i dodaj. System pobierze dane z Białej Listy Podatników VAT.
• Weryfikacja VAT (↻ MF): Status VAT kontrahenta sprawdzisz w dowolnym momencie za pomocą przycisku MF w tabeli.
• Brak na Białej Liście / Edycja danych (✏️ Edytuj): Jeśli dany podmiot nie znajduje się na Białej Liście (np. nie jest płatnikiem VAT), system utworzy wpis zawierający jedynie numer NIP. Należy wówczas kliknąć Edytuj i ręcznie uzupełnić dane.
• Ważne (JDG): Dla kontrahentów prowadzących Jednoosobową Działalność Gospodarczą z rejestru automatycznie pobierane są tylko imiona i nazwiska. Pełną nazwę firmy należy uzupełnić ręcznie w opcji Edytuj.
• Rachunki bankowe kontrahenta – skąd pochodzą i dlaczego lista może być niepełna:
  • System pobiera dane kontrahenta wyłącznie po numerze NIP, a nie po numerze rachunku bankowego. Oznacza to, że lista rachunków widoczna w tabeli to lista zwrócona przez Białą Listę Podatników VAT (API Ministerstwa Finansów) dla danego NIP w chwili pobierania danych.
  • Biała Lista nie zawsze zawiera wszystkie rachunki danego podmiotu. W szczególności mogą w niej nie występować:
    • rachunki VAT (rachunki wirtualne),
    • rachunki w innych walutach niż PLN,
    • rachunki innych oddziałów lub spółek powiązanych,
    • rachunki zgłoszone, ale jeszcze nieuwzględnione w API MF (opóźnienie aktualizacji danych).
  • Weryfikacja po numerze rachunku: Jeśli znasz konkretny numer rachunku bankowego kontrahenta i chcesz sprawdzić, czy jest on przypisany do danego NIP, wpisz ten numer w wyszukiwarce Białej Listy. System MF wyszuka wtedy podmiot po rachunku, a nie po NIP – wynik może zawierać rachunek, którego nie było na liście zwróconej po NIP.
  • Wyświetlanie wielu rachunków w tabeli: Jeśli Biała Lista zwróciła kilka rachunków, w tabeli widoczny jest pierwszy z nich oraz rozwijana lista (+N) pozwalająca zobaczyć pozostałe. Kliknięcie w rozwinięcie pokazuje pełną listę rachunków pobraną z API MF.
  • Ręczne uzupełnienie rachunków: Aby dodać rachunek, którego nie ma na Białej Liście (np. rachunek VAT, walutowy lub zgłoszony przez kontrahenta poza systemem), użyj opcji ✏️ Edytuj i wpisz numery rachunków ręcznie w polu Konta bankowe (roz dzielone przecinkami).
• Filtry: Przyciski Wszyscy / Aktywni VAT / Nieaktywni / Zwolnieni filtrują listę. Wyszukiwarka działa po nazwie, NIP, e-mailu, banku.
• Paginacja: 10 kontrahentów na stronę.

13. Kontrahenci Sprzedaż oraz Kontrahenci Zakup – Rozliczenia i Potwierdzenia Salda

• Dwie osobne zakładki: System udostępnia dwa niezależne moduły rozliczeń:
  • Kontrahenci sprzedaż – zestawienie należności od nabywców (faktury sprzedaży z tabeli),
  • Kontrahenci zakup – zestawienie zobowiązań wobec dostawców (faktury zakupowe z tabeli).
  Każda zakładka działa niezależnie i posiada własne filtry, karty podsumowania oraz paginację.
• Przegląd należności (Sprzedaż): W zakładce Kontrahenci sprzedaż system generuje zestawienie sald wszystkich nabywców na wybrany dzień. Widoczne są: nazwa nabywcy, NIP, liczba faktur, suma sprzedaży, kwota zapłacona oraz saldo pozostałe do zapłaty.
• Przegląd zobowiązań (Zakup): W zakładce Kontrahenci zakup identyczne zestawienie, ale dla dostawców – z perspektywy Twoich zobowiązań (kwoty do zapłaty wobec kontrahentów).
• Stan na dzień: W obu zakładkach możesz wybrać datę w polu Stan na dzień, aby wyliczyć salda na wybrany moment (domyślnie: dzień bieżący).
• Filtrowanie sald: Za pomocą listy filtrów możesz zawęzić widok do:
  • Tylko kontrahentów z saldem > 0 zł (Tylko do zapłaty),
  • Wszystkich kontrahentów (Wszyscy),
  • Kontrahentów w pełni rozliczonych (Rozliczeni – 0 zł).
• Wyszukiwanie: Wpisz nazwę lub NIP kontrahenta, aby szybko go odnaleźć. Filtr działa w locie – tabela zawęża się bez przeładowania strony.
• Sortowanie kolumn: Klikaj nagłówki kolumn (Kontrahent, NIP, Liczba FV, Suma, Zapłacono, Pozostało do zapłaty), aby sortować zestawienie rosnąco lub malejąco.
• Karty podsumowania: Nad tabelą widoczne są dwie karty:
  • Suma należności / zobowiązań do zapłaty – łączna kwota do zapłaty (lub odbioru) na wybrany dzień,
  • W tym przeterminowane – kwota, której termin płatności już minął.
• Generowanie Potwierdzenia Rozliczenia Faktur: Kliknij przycisk 📄 Potwierdzenie Rozliczenia Faktur przy wybranym kontrahencie, aby otworzyć dedykowany dokument zawierający listę nieopłaconych faktur na wybrany dzień.
• Wysyłka e-mail i Wydruk / PDF: Z poziomu widoku potwierdzenia salda możesz:
  • wysłać oficjalne zestawienie bezpośrednio na adres e-mail kontrahenta (wymaga skonfigurowanej poczty SMTP w zakładce Ustawienia → Ustawienia poczty),
  • wykonać wydruk papierowy lub zapisać dokument do pliku PDF.
• Paginacja: Lista kontrahentów podzielona jest na strony (domyślnie 20 pozycji na stronę). Paginacja respektuje aktywne filtry i wyszukiwanie.
• Różnice między zakładkami:
  • Kontrahenci sprzedaż – zestawienie kwot, które Ty masz otrzymać od nabywców.
  • Kontrahenci zakup – zestawienie kwot, które Ty masz zapłacić dostawcom.

14. Nadpłaty i Niedopłaty

• Zakładka Nadpłaty: Zawiera wszystkie nadpłaty i niedopłaty zidentyfikowane podczas ręcznego rozliczania transakcji bankowych.
• Podsumowanie salda: Trzy karty u góry pokazują łączne nadpłaty (+), niedopłaty (−) oraz saldo.
• Filtrowanie: Możesz filtrować po typie (nadpłaty / niedopłaty / wszystkie) oraz wyszukiwać po nazwie kontrahenta lub IBAN.
• Rozliczanie nadpłaty (🔗 Rozlicz): Jeśli masz nadpłatę u kontrahenta, możesz ją przeznaczyć na pokrycie kolejnych faktur. Wybierz faktury z listy, a system automatycznie rozliczy je nadpłatą.
• Zwrot nadpłaty (↩️ Zwróć): Możesz również zarejestrować zwrot nadpłaty kontrahentowi – podaj datę zwrotu i opcjonalne uwagi (np. numer przelewu zwrotnego).
• Zabezpieczenie przed przekroczeniem: Nie można rozliczyć faktur o łącznej kwocie wyższej niż dostępna nadpłata.

15. Podsumowanie finansowe firmy

• Zakładka Podsumowanie: Zawiera zbiorcze zestawienie finansowe firmy w ujęciu miesięcznym, rocznym i całkowitym (wszystkie wartości brutto).
• Bieżący miesiąc i rok: Przychody, koszty oraz wynik (Przychody − Koszty) dla aktualnego miesiąca i roku.
• Bilans całkowity: Suma przychodów i kosztów wszystkich lat oraz wynik skumulowany.
• Tabela zaległości (wiekowanie): Podział nieopłaconych faktur sprzedaży na przedziały: 1–30 dni, 31–60 dni, 61–90 dni, powyżej 90 dni – z kwotą, udziałem procentowym i wykresem słupkowym.
• Stan na dzień: Wybierz datę w pasku górnym, aby wyliczyć wszystkie wartości na wybrany dzień.
• Panel boczny: Dwie zakładki – Zakupy (Do zapłaty) oraz Przychody (Należności) – lista nieopłaconych faktur z paginacją (12 pozycji na stronę).
• Uwaga: Zestawienie obejmuje wyłącznie faktury z KSeF. Faktury papierowe nie są uwzględniane.

16. Kontakt – Formularz zgłoszeniowy

• W zakładce Ustawienia → Kontakt możesz wysłać zgłoszenie (pomysł, problem z KSeF, reklamację, inne).
• Kategorie zgłoszeń: Pomysł, Integracja KSeF, Reklamacja, Inne.
• Pola formularza: Kategoria, dokument powiązany (opcjonalnie), temat, opis, załącznik (JPG, PNG, PDF – maks. 5 MB).
• Numer zgłoszenia: Po wysłaniu system generuje numer w formacie REK/RRRRMMDD/XXX.
• Historia zgłoszeń: Wszystkie Twoje zgłoszenia są widoczne poniżej, pogrupowane w wątki (czat z administratorem). Statusy: Nowe, W trakcie, Rozwiązane, Odrzucone.
• Odpowiedzi: Możesz odpowiadać w wątku (z możliwością dodania kolejnego załącznika), dopóki zgłoszenie nie zostanie oznaczone jako Rozwiązane.
• Załączniki: Wgrywane pliki są weryfikowane po rozszerzeniu i typie MIME. Nazwy plików są losowe i bezpieczne.

17. RODO – Prawo do zapomnienia

• W zakładce Ustawienia → RODO (Zapomnienie) możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych z systemu.
• Funkcja jest dostępna również dla użytkowników bez aktywnej subskrypcji.
• Wniosek jest obsługiwany zgodnie z przepisami RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679).

18. Bezpieczeństwo i prywatność

• Szyfrowanie: Wszystkie wrażliwe dane (hasła do kluczy KSeF, hasła SMTP, klucze prywatne certyfikatów) są szyfrowane algorytmem AES-256-CBC przed zapisem w bazie.
• Certyfikaty SSL: Komunikacja z API MF oraz KSeF odbywa się z weryfikacją certyfikatów SSL.
• Załączniki: Pliki wgrywane przez użytkownika są weryfikowane po typie MIME i rozszerzeniu, zapisywane pod losowymi nazwami.
• Blokady współbieżności: Synchronizacja z KSeF dla jednego użytkownika jest zabezpieczona blokadą plikową – nie można uruchomić dwóch równoległych synchronizacji.

19. Wskazówki i najlepsze praktyki

• Regularnie wgrywaj wyciągi bankowe – im częściej to robisz, tym szybciej system automatycznie rozliczy faktury.
• Uzupełniaj NIP kontrahentów w opisach przelewów – zwiększa to skuteczność automatycznego dopasowania.
• Ustaw hasło SMTP w Ustawieniach poczty, jeśli chcesz korzystać z wysyłki przypomnień i potwierdzeń salda.
• Sprawdzaj zakładkę Nadpłaty – po kilku importach mogą pojawić się nadpłaty wymagające rozliczenia lub zwrotu.
• Dla JDG: zawsze uzupełniaj pełną nazwę firmy ręcznie w opcji Edytuj, jeśli Biała Lista nie zwraca jej automatycznie.
• Przed synchronizacją KSeF upewnij się, że masz ważny certyfikat i aktywną subskrypcję.
• Nie udostępniaj hasła do klucza KSeF osobom trzecim.
• Nie udostępniaj hasła do aplikacji ksefdobanku.eu osobom trzecim.

20. Wsparcie techniczne i kontakt

• Zgłoszenia: Używaj zakładki Ustawienia → Kontakt – to najszybsza droga do wsparcia technicznego.
• Strona kontaktowa: Ogólne informacje kontaktowe oraz formularz dla osób niezalogowanych znajdziesz pod adresem Skontaktuj się z nami.
• Dokumenty prawne:
  • Regulamin serwisu
  • Polityka Prywatności
• Tryb obsługi: Wsparcie techniczne działa na bieżąco. Zgłoszenia wysyłane przez formularz kontaktowy są rejestrowane i obsługiwane w miarę możliwości bez zbędnej zwłoki.