Zaloguj się
← Powrót do serwisu

Regulamin Świadczenia Usługi Cyfrowej (B2B)

Ostatnia aktualizacja: 21.10.2026

§ 1. Postanowienia Ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu ksefdobanku.eu, warunki świadczenia usług drogą elektroniczną oraz procedurę reklamacyjną.
  2. Przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu.
  3. Wymagania techniczne: Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu wymaga posiadania urządzenia z dostępem do sieci Internet, aktualnej wersji przeglądarki internetowej (z włączoną obsługą JavaScript oraz plików cookies) oraz samodzielnego wygenerowania i posiadania przez Użytkownika aktywnego certyfikatu oraz odpowiednich uprawnień uzyskanych bezpośrednio z oficjalnego portalu rządowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF / Ministerstwo Finansów).

§ 2. Pełne Dane Usługodawcy i Kontakt

  1. Serwis internetowy działający pod adresem ksefdobanku.eu prowadzony jest przez Usługodawcę:
    Mimo Echo Klucz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
    ul. Aleksandra Czekanowskiego 8 / 18, 83-000 Pruszcz Gdański
    NIP: 6040266954 | REGON: 543849373
  2. Dane kontaktowe dla celów obsługi kupujących i wsparcia technicznego:
    • Adres e-mail: powiadomienia@ksefdobanku.eu
    • Formularz kontaktowy dostępny w panelu serwisu po zalogowaniu.
  3. Usługa skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (relacja B2B). Rejestracja i korzystanie z Serwisu wymagają podania aktywnego numeru NIP.

§ 3. Definicje

§ 4. Oferowane Usługi, Ceny oraz Waluta Płatności

  1. Rodzaj i zakres Usługi: Usługodawca świadczy na rzecz Klienta usługę cyfrową w modelu SaaS (Software as a Service) polegającą na udostępnieniu czasowego dostępu do Serwisu ksefdobanku.eu.

    W ramach Usługi Aplikacja zapewnia funkcjonalności w zakresie:
    • pobierania oraz przetwarzania e-Faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), (Serwis nie umożliwia ręcznego usuwania pojedynczych, pobranych e-Faktur z poziomu Panelu Użytkownika)
    • Aplikacja przetwarza wyłącznie e-Faktury pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Serwis nie umożliwia wczytywania, skanowania, rozpoznawania (OCR) ani przetwarzania tradycyjnych faktur papierowych lub faktur w formatach graficznych/PDF przekazywanych poza systemem KSeF.
    • wgrywania i analizy plików z wyciągami bankowymi (m.in. w formacie CSV),
    • parowania oraz rozliczania wpisów z wyciągów bankowych z fakturami (w trybie ręcznym lub automatycznym),
    • generowania raportów, zestawień oraz plików PDF,
    • Brak wpłaty na kolejny okres skutkuje blokadą dostępu do funkcji Aplikacji. W takim przypadku dane Użytkownika są przechowywane przez Usługodawcę przez okres co najmniej 30 dni od wygaśnięcia Ostatniego Abonamentu, po czym Usługodawca ma prawo do ich trwałego i bezpowrotnego usunięcia z baz danych Serwisu bez konieczności wysyłania dodatkowych powiadomień.

    Zastrzeżenie dotyczące integracji bankowych: Aplikacja nie stanowi usługi bankowości otwartej (PSD2), nie łączy się bezpośrednio z systemami bankowości elektronicznej ani nie pobiera automatycznie danych o transakcjach. Przetwarzanie danych bankowych odbywa się wyłącznie na podstawie plików (np. CSV) wygenerowanych i załadowanych samodzielnie przez Użytkownika.

  2. Cennik i okres abonamentowy: Usługa świadczona jest odpłatnie w wybranym przez Klienta wariancie czasowym:
    • Pakiet 1 Miesiąc – pełny dostęp do wszystkich funkcji Aplikacji. Cena: 49,00 PLN brutto (zawiera podatek VAT).
    • Pakiet 3 Miesiące – pełny dostęp do wszystkich funkcji Aplikacji. Cena: 129,00 PLN brutto (zawiera podatek VAT).
  3. Wszystkie ceny podawane w Serwisie wyrażone są w walucie złoty polski (PLN) i są cenami brutto. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cen podanych w Cenniku. Zmiana cennika nie stanowi zmiany Regulaminu i nie wpływa na usługi opłacone przed dniem wprowadzenia zmiany.
  4. Usługodawca nie stosuje żadnych ukrytych opłat. Opłata ma charakter jednorazowy za wybrany okres. Koszt dostawy wynosi 0,00 zł / nie występuje.
  5. Aktualizacje i rozwój Serwisu: W ramach opłaconego Abonamentu Usługodawca zapewnia bieżące utrzymanie oraz aktualizacje Aplikacji mające na celu zapewnienie jej prawidłowego funkcjonowania oraz dostosowywanie do zmian w przepisach prawa (w tym specyfikacji KSeF).
  6. Branding i stopki promocyjne: Generowane przez Serwis dokumenty (w tym wydruki PDF), powiadomienia oraz wiadomości e-mail wysyłane przez Aplikację do kontrahentów Użytkownika mogą zawierać automatycznie dołączane oznaczenia promocyjne, stopki informacyjne, elementy brandingu oraz linki prowadzące do Serwisu ksefdobanku.eu. Użytkownik wyraża zgodę na ich dołączanie do wysyłanej korespondencji.

§ 5. Dostępność Serwisu, Przerwy Techniczne i Odpowiedzialność

  1. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby zapewnić ciągłe i bezawaryjne funkcjonowanie Serwisu.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do prowadzenia planowanych prac konserwacyjnych i serwisowych. Użytkownik wyraża zgodę na chwilowe przerwy w dostępie do Serwisu wynikające z prac aktualizacyjnych lub konserwacyjnych i oświadcza, że nie będzie wnosił z tego tytułu roszczeń.
  3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub zakłócenia w działaniu Serwisu wynikające z:
    • nieposiadania, wygaśnięcia, unieważnienia lub błędnego wygenerowania przez Użytkownika certyfikatu lub uprawnień w oficjalnym serwisie rządowym KSeF.
    • siły wyższej (np. klęski żywiołowe, awarie ogólnokrajowe),
    • awarii lub niedostępności zewnętrznej infrastruktury technicznej (np. dostawców hostingu, serwerów bazodanowych, łączy internetowych),
    • awarii, prac serwisowych, niedostępności, zmian w specyfikacji API, zmian legislacyjnych lub blokad wprowadzonych przez systemy zewnętrzne, w tym w szczególności Krajowy System e-Faktur (KSeF), organy państwowe (w tym Ministerstwo Finansów) lub instytucje bankowe,
    • nieprawidłowego korzystania z Serwisu przez Klienta lub działania sprzętu/oprogramowania po stronie Klienta.
  4. W relacjach z Klientami (B2B) odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym za ewentualne szkody wynikające z przerw w działaniu Serwisu, ograniczona jest do wysokości faktycznie poniesionej straty (z wyłączeniem utraconych korzyści) i maksymalnie do kwoty opłaconego przez Klienta abonamentu za dany Okres Abonamentowy. Łączna, maksymalna odpowiedzialność Usługodawcy z jakiegokolwiek tytułu wynikającego z Umowy nie może przekroczyć kwoty faktycznie wpłaconej przez Użytkownika na rzecz Usługodawcy za ostatni Okres Abonamentowy.
  5. Serwis stanowi narzędzie automatyzujące i wspomagające procesy weryfikacji oraz rozliczeń. Klient zobowiązany jest do każdorazowej weryfikacji poprawności przetworzonych przez Serwis danych (w tym kwot faktur, numerów rachunków bankowych oraz sald) przed podjęciem na ich podstawie decyzji finansowych lub wykonaniem dyspozycji przelewu. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za koszty, odsetki, kary umowne ani szkody wynikające z wykonania przez Klienta błędnych przelewów na podstawie danych przetworzonych przez Aplikację.
  6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki działań lub zaniechań Użytkownika wewnątrz Serwisu, w tym w szczególności za przypadkowe, celowe lub błędne usunięcie, modyfikację lub nadpisanie danych, plików, integracji oraz historii transakcji przez Użytkownika lub osoby, którym udostępnił on dane dostępowe do Konta.
  7. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość, legalność i kompletność wprowadzanych oraz przetwarzanych w Aplikacji danych. Usługodawca nie weryfikuje treści wprowadzanych przez Użytkownika i nie odpowiada za utratę danych wynikającą z błędnej obsługi Aplikacji przez Użytkownika.
  8. Na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu Cywilnego odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady Usługi Cyfrowej oraz Aplikacji zostaje całkowicie wyłączona.
  9. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans), utratę zysków, przerwę w działalności gospodarczej, utratę danych ani jakiekolwiek szkody pośrednie, uboczne lub wtórne wynikające z korzystania lub braku możliwości korzystania z Serwisu.
  10. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy danych dostępowych (loginu i hasła) do Konta. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia danych dostępowych osobom trzecim ani za działania podmiotów nieuprawnionych, które uzyskały dostęp do Konta z przyczyn leżących po stronie Użytkownika.
  11. Klient (przedsiębiorca) ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania osób trzecich, którym udzielił dostępu do Konta lub Subkont w Aplikacji (w tym swoich pracowników, współpracowników czy biura rachunkowego). Klient zobowiązany jest do zapoznania tych osób z postanowieniami niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz zasadami bezpieczeństwa przed przyznaniem im dostępu do Serwisu.
  12. Usługobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego aktualizowania w Panelu Użytkownika swoich danych teleadresowych oraz adresu e-mail. Pisma lub wiadomości e-mail kierowane na nieaktualne dane podane przez Użytkownika uznaje się za skutecznie doręczone.
  13. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem i przepisami prawa. Zabronione jest przesyłanie treści o charakterze bezprawnym, próby naruszenia zabezpieczeń, wgrywanie złośliwego oprogramowania oraz podejmowanie działań nadmiernie obciążających lub zakłócających funkcjonowanie Serwisu.
  14. Treści bezprawne i bezpieczeństwo: Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, naruszających prawa osób trzecich, dobre obyczaje lub zmierzających do zakłócenia pracy Serwisu (w tym plików zawierających złośliwe oprogramowanie). Usługodawca nie weryfikuje ani nie monitoruje prewencyjnie treści danych wprowadzanych przez Użytkowników, jednak zastrzega sobie prawo do zablokowania dostępu do danych lub ich usunięcia w przypadku powzięcia wiarygodnej informacji o ich bezprawnym charakterze.

§ 5a. Własność Danych i Zabezpieczenia Techniczne

  1. Własność danych: Wszelkie dane wprowadzane do Serwisu przez Użytkownika (w tym dane z KSeF oraz plików CSV) stanowią wyłączną własność Użytkownika. Usługodawca nie rości sobie do nich żadnych praw autorskich ani majątkowych.
  2. Bezpieczeństwo i kopie zapasowe: Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed dostępem osób niepowołanych oraz ich utratą, w szczególności:
    • szyfrowanie połączeń za pomocą protokołu SSL/TLS (HTTPS),
    • mechanizmy kontroli dostępu zabezpieczone indywidualnym loginem i hasłem Użytkownika,
    • regularne wykonywanie kopii zapasowych (backupów) w celu zabezpieczenia danych przed awarią infrastruktury.
  3. Analityka i rozwój algorytmów: Użytkownik wyraża zgodę na wykorzystywanie przez Usługodawcę zanonimizowanych i zbiorczych danych statystycznych (niezawierających danych osobowych ani tajemnic przedsiębiorstwa) w celach analitycznych, badania stabilności systemu oraz rozwoju algorytmów automatycznego parowania transakcji.

§ 5b. Ochrona Danych Osobowych (RODO)

  1. Administrator Danych Klienta: Usługodawca jest Administratorem danych osobowych Użytkowników podanych podczas rejestracji oraz w trakcie korzystania z Serwisu (w celu realizacji Umowy, rozliczeń oraz marketingu własnych usług). Zasady przetwarzania tych danych określa Polityka Prywatności.
  2. Powierzenie Danych (DPA): W odniesieniu do danych zawartych na fakturach z KSeF oraz w wyciągach bankowych CSV wgrywanych przez Użytkownika, Usługodawca działa jako Podmiot Przetwarzający (Przetwarzający). Zasady powierzenia tych danych określa Załącznik nr 1 do Regulaminu (Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych - DPA).
  3. Marketing własny: Usługodawca jest uprawniony na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) do kierowania do Użytkownika informacji o własnych usługach, zmianach w Serwisie oraz materiałów edukacyjnych w trakcie trwania Umowy.

§ 6. Warunki Zawierania Umów, Metody Płatności oraz Realizacja Zamówienia

  1. Zawarcie Umowy: Do zawarcia Umowy o świadczenie Usługi Cyfrowej dochodzi z chwilą łącznego spełnienia następujących warunków:
    • wypełnienia formularza rejestracyjnego i podania wymaganych danych (nazwa firmy, NIP, adres siedziby, adres e-mail),
    • akceptacji niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności,
    • dokonania płatności za wybrany Pakiet i pozytywnej autoryzacji transakcji przez Operatora Płatności.
  2. Prawdziwość danych i oświadczenie: Klient zobowiązany jest do podania danych zgodnych z prawdą. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna ze złożeniem oświadczenia, że podane dane są poprawne, a Klient zapoznał się z treścią Regulaminu i akceptuje jego postanowienia.
  3. Dostępne formy płatności: Szybkie płatności elektroniczne oraz płatności kartą. Dostępne metody płatności kartami: Visa, Visa Electron, Mastercard, MasterCard Electronic, Maestro oraz płatności BLIK i przelewy internetowe. Podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest mElements S.A.
  4. Czas realizacji zamówienia: Usługa ma charakter wyłącznie cyfrowy. Aktywacja usługi następuje automatycznie i natychmiastowo po zaksięgowaniu płatności przez operatora płatności.
  5. Faktury VAT: Po zaksięgowaniu płatności Sprzedawca wystawia fakturę VAT i przesyła ją do KSeF. W przypadku chwilowej awarii lub niedostępności systemu KSeF, faktura zostanie przesłana do KSeF niezwłocznie po przywróceniu jego funkcjonowania.
  6. Przedłużenie Okresu Abonamentowego:
    • Przedłużenie dostępu do Serwisu na kolejny Okres Abonamentowy następuje poprzez opłacenie wybranego Pakietu. Dokonanie wpłaty jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu oraz Cennika w ich aktualnym brzmieniu.
    • W przypadku opłacenia kolejnego okresu przed upływem dotychczasowego Abonamentu, nowy Okres Abonamentowy rozpoczyna się od dnia następującego po dacie zakończenia poprzedniego okresu (zachowanie ciągłości).
    • W przypadku dokonania wpłaty po wygaśnięciu dotychczasowego Abonamentu, nowy Okres Abonamentowy liczony jest od dnia i godziny zaksięgowania płatności.
    • Brak wpłaty na kolejny okres skutkuje blokadą dostępu do funkcji Aplikacji. W takim przypadku dane Użytkownika są przechowywane przez Usługodawcę przez okres co najmniej 30 dni od wygaśnięcia Ostatniego Abonamentu, po czym Usługodawca ma prawo do ich trwałego i bezpowrotnego usunięcia z baz danych Serwisu bez konieczności wysyłania dodatkowych powiadomień.
  7. Usunięcie Konta i Rezygnacja z Usługi:
    • Użytkownik może w dowolnym momencie rezygnować z dalszego korzystania z Serwisu i samodzielnie usunąć swoje Konto za pośrednictwem dedykowanej opcji w Panelu Klienta (zakładka RODO).
    • Dobrowolne usunięcie Konta przez Użytkownika przed upływem opłaconego Okresu Abonamentowego nie uprawnia Użytkownika do żądania zwrotu proporcjonalnej ani pełnej kwoty opłaconego abonamentu.
    • Usunięcie Konta oraz powiązanych danych z inicjatywy Usługodawcy z powodu braku przedłużenia Abonamentu następuje na zasadach określonych w § 4 ust. 1 oraz § 6 ust. 6 Regulaminu – po upływie okresu co najmniej 30 dni od wygaśnięcia ostatniego opłaconego Okresu Abonamentowego.
  8. Rozwiązanie i wygaśnięcie Umowy:
    • Umowa zawarta na czas określony (Okres Abonamentowy) ulega rozwiązaniu z chwilą upływu tego okresu, usunięcia Konta przez Użytkownika, śmierci Użytkownika będącego osobą fizyczną lub wykreślenia Użytkownika z właściwego rejestru (CEIDG/KRS).
    • Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika (w tym działań godzących w bezpieczeństwo Serwisu, nielegalnego korzystania z usługi lub działania na szkodę Usługodawcy), po uprzednim wezwaniu Użytkownika drogą e-mailową do zaniechania naruszeń z wyznaczeniem terminu nie krótszego niż 7 dni.
  9. Dobrowolne Zwroty i Koszty Operacyjne:
    • W przypadku podjęcia przez Usługodawcę dobrowolnej decyzji o zwrocie środków na rzecz Klienta z przyczyn nieleżących po stronie Usługodawcy (np. na wniosek Klienta w gestii handlowej lub przy pomyłkowych nadpłatach), Usługodawca potrąca kwotę 50,00 PLN netto tytułem zryczałtowanych kosztów operacyjnych i księgowych (wystawienie faktury korygującej, obsługa płatności). Klient wyraża zgodę na takie potrącenie.
    • Potrącenie kosztów operacyjnych nie dotyczy zwrotów realizowanych w następstwie uznanych reklamacji wynikających z wady Usługi.

§ 7. Brak Prawa do Odstąpienia od Umowy i Polityka Zwrotów

Polityka Zwrotów i Odstąpienia od Umowy (B2B):

§ 8. Procedura Składania i Rozpatrywania Reklamacji

  1. Klient ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej funkcjonowania Serwisu lub realizacji Usługi Cyfrowej. Reklamację można złożyć za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego w Panelu Klienta po zalogowaniu lub drogą elektroniczną na adres e-mail: powiadomienia@ksefdobanku.eu.
  2. Prawidłowe zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać:
    • dane identyfikacyjne Klienta (nazwę firmy, NIP, adres e-mail przypisany do Konta),
    • identyfikator transakcji/faktury,
    • kategoryzację i szczegółowy opis występującego problemu wraz z podaniem daty jego wystąpienia,
    • określenie żądania Klienta.

    Klient ma możliwość załączenia do zgłoszenia plików w formatach JPG, PNG lub PDF.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu do 30 dni, o czym Usługodawca poinformuje Klienta przed upływem pierwszego terminu.
  4. Odpowiedź na reklamację przekazywana jest Klientowi w formie elektronicznej: za pośrednictwem dedykowanego modułu zgłoszeń w Panelu Klienta lub na adres e-mail przypisany do Konta Klienta.
  5. W przypadku uznania reklamacji i decyzji o zwrocie środków, zwrot płatności dokonanej kartą zostanie wykonany bezpośrednio na rachunek karty płatniczej użytej do zakupu, a w przypadku pozostałych metod płatności – na rachunek bankowy Klienta.
  6. Z chwilą skutecznego usunięcia Konta przez Użytkownika w Panelu (zakładka RODO), cała historia zgłoszeń reklamacyjnych oraz wymiany wiadomości zostaje trwale i nieodwracalnie usunięta z Serwisu. W przypadku konieczności zachowania własnej dokumentacji reklamacyjnej, Użytkownik zobowiązany jest do jej zarchiwizowania we własnym zakresie przed złożeniem wniosku o usunięcie Konta.

§ 9. Postanowienia Końcowe

  1. Umowa o świadczenie usługi cyfrowej zawierana jest w języku polskim.
  2. Niniejszy Regulamin udostępniony jest Użytkownikom nieodpłatnie za pośrednictwem Strony Internetowej pod adresem https://ksefdobanku.eu/regulamin.php w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie, zapisanie na dysku oraz wydrukowanie.
  3. Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od momentu rozpoczęcia korzystania z Serwisu lub akceptacji Regulaminu podczas rejestracji.
  4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu oraz jego załączników z ważnych przyczyn prawnych lub technicznych, w szczególności w przypadku:
    • zmiany przepisów prawa regulujących świadczenie usług drogą elektroniczną lub prawa podatkowego (w tym systemu KSeF),
    • wprowadzenia nowych funkcji, modyfikacji Aplikacji lub zmiany infrastruktury technicznej,
    • zmiany danych rejestrowych, organizacyjnych lub formy prawnej Usługodawcy.
  5. O zmianach Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni poprzez wiadomość e-mail lub komunikat w Panelu Klienta. Korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian lub opłacenie kolejnego Okresu Abonamentowego stanowi akceptację nowej treści Regulaminu.
  6. Serwis stanowi wyłącznie narzędzie techniczne wspierające procesy rozliczeniowe Użytkowników. Usługodawca nie jest stroną relacji gospodarczych, umów ani rozliczeń łączących Użytkownika z jego kontrahentami lub innymi Użytkownikami Serwisu. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za spory, roszczenia, niewykonanie zobowiązań lub nieporozumienia powstałe pomiędzy Użytkownikami lub pomiędzy Użytkownikiem a jego kontrahentami.
  7. Wszelkie pytania, uwagi oraz zgłoszenia dotyczące funkcjonowania Serwisu należy kierować na adres e-mail: powiadomienia@ksefdobanku.eu.
  8. Integralną część Regulaminu stanowią jego załączniki:
    • Załącznik nr 1 – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA),
    • Załącznik nr 2 – Polityka Prywatności i Plików Cookies,
  9. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wszelkie spory wynikłe z realizacji Umowy rozstrzygane będą polubownie, a w przypadku braku porozumienia – przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  10. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 26.08.2026 r. do odwołania lub opublikowania jego nowej wersji w Serwisie.

Załącznik nr 1 do Regulaminu: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA)

Zawarta w formie elektronicznej z chwilą akceptacji Regulaminu pomiędzy Klientem (zwanym dalej Administrator Danych lub Powierzającym) a Usługodawcą: Mimo Echo Klucz Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Aleksandra Czekanowskiego 8 / 18, 83-000 Pruszcz Gdański, NIP: 6040266954, REGON: 543849373, e-mail: powiadomienia@ksefdobanku.eu (zwanym dalej Przetwarzającym lub Usługodawcą).

  1. Przedmiot i podstawa powierzenia:
    • Powierzający oświadcza, że jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO i posiada pełne prawo do ich przetwarzania.
    • Powierzający powierza Przetwarzającemu dane osobowe wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi Cyfrowej w modelu SaaS (pobieranie faktur z KSeF, analiza wyciągów CSV, automatyczne rozliczanie sald kontrahentów oraz obsługa wysyłki powiadomień).
  2. Zakres danych powierzonych: Dane kontrahentów oraz pracowników/współpracowników Powierzającego znajdujące się na fakturach z KSeF oraz w plikach CSV wgrywanych do Serwisu, w tym w szczególności: imiona i nazwiska, numery NIP, adresy siedziby/zamieszkania, numery rachunków bankowych, adresy e-mail oraz historia i salda transakcji.
  3. Obowiązki i prawa Przetwarzającego (Usługodawcy):
    • Przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego (za które uznaje się zlecenia dyspozycji w Aplikacji oraz akceptację niniejszej Umowy).
    • Stosować adekwatne środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub modyfikacją, w tym szyfrowanie transmisji protokołem SSL/TLS (HTTPS), mechanizmy kontroli dostępu oraz regularne kopie zapasowe.
    • Zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych były zobowiązane do zachowania pełnej poufności.
    • Pomagać Powierzającemu, w miarę możliwości technicznych, w wywiązywaniu się z obowiązków odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 15-22 RODO).
  4. Subpowierzenie (Podpowierzenie danych):
    • Powierzający wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z usług podmiotów trzecich (w tym dostawców infrastruktury serwerowej/hostingu, dostawców bramki płatniczej oraz systemów poczty transakcyjnej) w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
    • Przetwarzający zapewnia, że podpowierzenie następuje wyłącznie do podmiotów gwarantujących wysoki poziom ochrony danych zgodny z RODO i przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
  5. Czas obowiązywania, usunięcie i zwrot danych:
    • Umowa zawarta jest na czas określony równy okresowi świadczenia Usługi (Okres Abonamentowy).
    • W przypadku usunięcia Konta przez Powierzającego z poziomu Panelu Klienta (zakładka RODO), powierzone dane zostają trwale i bezpowrotnie usunięte z baz danych Serwisu (z wyłączeniem zanonimizowanych skrótów SHA-256 wymaganych dla wykazania rozliczalności RODO).
    • W przypadku braku przedłużenia Abonamentu, Przetwarzający przechowuje dane Administratora w stanie zamrożonym przez okres 30 dni od zakończenia ostatniego opłaconego okresu. Po upływie tego terminu Przetwarzający ma prawo do trwałego i bezpowrotnego usunięcia powierzonych danych bez konieczności wysyłania dodatkowego powiadomienia.
  6. Odpowiedzialność i Postanowienia Końcowe:
    • Odpowiedzialność Przetwarzającego z tytułu niniejszej Umowy regulują postanowienia § 5 Regulaminu Głównego Serwisu.
    • W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz prawa polskiego.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Zleceniodawca (Klient) oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), które przetwarza zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zleceniodawca oświadcza ponadto, że zawiera Umowę w celu bezpośrednio związanym z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (B2B).

2. Zleceniodawca powierza dane osobowe Zleceniobiorcy (Mimo Echo Klucz Sp. z o.o.), a Zleceniobiorca zobowiązuje się do ich przetwarzania w celu i zakresie określonym niniejszą Umową.

§ 2. Zakres powierzonych danych osobowych i cel przetwarzania

1. Zleceniodawca powierza przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z Aplikacji w domenie ksefdobanku.eu.

2. Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane kontrahentów oraz płatników wprowadzane przez Zleceniodawcę lub pobierane automatycznie z systemu KSeF i wyciągów bankowych CSV, w tym w szczególności:

3. Celem przetwarzania przez Zleceniobiorcę powierzonych danych osobowych jest wyłącznie świadczenie usługi cyfrowej polegającej na:

4. Zleceniobiorca zobowiązuje się nie wykorzystywać powierzonych danych osobowych w jakichkolwiek innych celach.

§ 3. Prawa i obowiązki stron oraz zasady przetwarzania

1. Administrator (Klient) oraz Przetwarzający (Usługodawca) zobowiązują się do przestrzegania przepisów RODO oraz polskich przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Przetwarzający zobowiązuje się do zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności do zabezpieczenia danych przed ich nieuprawnionym udostępnieniem, uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

3. Przetwarzający oświadcza i zobowiązuje się, że:

§ 4. Okres obowiązywania umowy, retencja i usunięcie danych

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu i obowiązuje przez okres świadczenia Usługi (Okres Abonamentowy). Przedłużenie abonamentu automatycznie przedłuża okres obowiązywania niniejszej Umowy.

2. W przypadku braku przedłużenia Abonamentu, Przetwarzający przechowuje dane Administratora w stanie zamrożonym przez okres co najmniej 30 dni od dnia zakończenia ostatniego opłaconego okresu. Po upływie tego terminu Przetwarzający ma prawo do trwałego i bezpowrotnego usunięcia danych z baz Serwisu. Przetwarzający nie gwarantuje możliwości odzyskania danych po upływie wskazanego terminu 30 dni.

3. Administrator ma prawo w każdym czasie rozwiązać Umowę i bezpowrotnie usunąć swoje Konto oraz powierzone dane z poziomu Panelu Klienta (zakładka Ustawienia / RODO), co skutkuje natychmiastowym i trwałym skasowaniem wszelkich danych przechowywanych w systemie ksefdobanku.eu, z wyjątkiem informacji niezbędnych do wykazania rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) lub wymogów przepisów prawa podatkowego. Usunięcie Konta przed upływem opłaconego Okresu Abonamentowego z inicjatywy Administratora nie uprawnia go do otrzymania zwrotu całości ani części wniesionej opłaty abonamentowej.

4. Przetwarzający poinformuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających poprzez aktualizację niniejszego załącznika. Administrator ma prawo zgłosić sprzeciw wobec takich zmian w terminie 7 dni od aktualizacji. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu, Przetwarzający ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

§ 5. Odpowiedzialność Stron

1. Przetwarzający nie ponosi odpowiedzialności za nieuprawniony dostęp do powierzonych danych osobowych, ich modyfikację, uszkodzenie lub utratę, jeżeli przyczyną tego stanu było działanie lub zaniechanie Administratora – w szczególności udostępnienie haseł lub danych autoryzacyjnych osobom nieupoważnionym, niewłaściwe zabezpieczenie urządzeń końcowych Administratora lub inne naruszenia zasad bezpieczeństwa w obszarze zarządzanym przez Administratora.

2. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (w tym art. 82 RODO), całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza Przetwarzającego względem Administratora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej Umowy ogranicza się wyłącznie do kwoty ostatnio opłaconego przez Administratora Abonamentu bezpośrednio poprzedzającego wystąpienie zdarzenia wywołującego szkodę.

3. Zasady odpowiedzialności Przetwarzającego określone w Regulaminie Głównym Serwisu mają zastosowanie również do odpowiedzialności wynikającej z niniejszej Umowy.

§ 6. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie mają zastosowanie przepisy RODO, Ustawy o ochronie danych osobowych, Kodeksu cywilnego oraz postanowienia Regulaminu Głównego Serwisu ksefdobanku.eu.

2. Sądem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów wynikających z niniejszej Umowy lub z nią związanych jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Przetwarzającego (Mimo Echo Klucz Sp. z o.o.).

3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy dokonywane są poprzez publikację jej nowej treści na stronie internetowej Serwisu. Informacja o istotnych zmianach w Umowie zostanie przekazana Administratorowi drogą elektroniczną (za pośrednictwem wiadomości e-mail lub powiadomienia w Panelu Klienta) z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.