← Powrót do serwisu

Polityka Prywatności i Ochrona Danych Osobowych (RODO)

Ostatnia aktualizacja: 21.10.2026

§ 1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych w serwisie ksefdobanku.eu jest:
Mimo Echo Klucz sp. z o.o. z siedzibą przy ul. A. Czekanowskiego 8/18, 83-000 Pruszcz Gdański, NIP: 6040266954, REGON: 543849373.
Adres e-mail do kontaktu w sprawach ochrony danych: powiadomienia@ksefdobanku.eu.

§ 2. Cele, Podstawy Prawne i Czas Przetwarzania Danych

1. Dane osobowe (adres e-mail, NIP, dane firmy, adres IP, dane rozliczeniowe) przetwarzane są w celach:
   • Wykonania umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO): świadczenie usługi cyfrowej SaaS polegającej na integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) na podstawie wprowadzonych przez Użytkownika danych autoryzacyjnych, pobieraniu faktur, analizie wyciągów bankowych (CSV) oraz weryfikacji i rozliczania sald z kontrahentami.
   • Wypełnienia obowiązków prawnych Usługodawcy (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO): wystawianie oraz przechowywanie faktur VAT dokumentujących zakup abonamentu Serwisu przez Użytkownika.
   • Prawnie uzasadnionego interesu (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, obsługa zgłoszeń oraz ochrona przed ewentualnymi roszczeniami.
2. Okres przechowywania danych:
   • Dane profilowe, historia zgłoszeń i wiadomości w module kontakt po zalogowaniu oraz dane eksploatacyjne – są nieodwracalnie i trwale usuwane z bazy danych z chwilą skorzystania przez Użytkownika z funkcji usunięcia konta (Art. 17 RODO – prawo do bycia zapomnianym).
   • Dane rozliczeniowe z wystawionych faktur za abonament – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, przechowywane w systemie księgowym Administratora (zgodnie z przepisami prawa podatkowego).
   • Rejestr wykonania prawa do usunięcia danych – nieodwracalny skrót SHA-256 z adresu e-mail przechowywany bezterminowo w celu wykazania rozliczalności RODO.

§ 3. Odbiorcy Danych i Brak Transferu poza EOG

1. Dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom przetwarzającym na zlecenie Administratora w zakresie niezbędnym do realizacji usług i obowiązków prawnych:
   • mElements S.A. z siedzibą w Warszawie (PayNow): w celu obsługi i autoryzacji płatności online. Podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest mElements S.A.
   • Dostawca serwera i hostingu: w celu przechowywania bazy danych i zapewnienia ciągłości działania Aplikacji.
   • Dostawca oprogramowania księgowego oraz biuro rachunkowe: w celu wystawiania i przechowywania faktur VAT za sprzedaż abonamentu.
   • Organom administracji skarbowej (KSeF): w celu realizacji ustawowych obowiązków podatkowych Usługodawcy.
2. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Wszystkie dane przechowywane są wyłącznie na serwerach zlokalizowanych w Polsce/EOG.
3. Dane osobowe Użytkowników nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

§ 4. Prawa Osoby, Której Dane Dotyczą

1. Każdemu Użytkownikowi przysługuje prawo do:
   • Dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania,
   • Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – realizowane m.in. w Panelu Użytkownika w zakładce RODO,
   • Ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych,
   • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
   • Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
   • Konta pracownicze (Użytkownicy upoważnieni): W przypadku kont utworzonych przez Klienta dla swoich pracowników lub współpracowników, Administratorem Danych Osobowych użytkownika jest Klient (pracodawca). Użytkownik upoważniony realizuje swoje prawa RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie konta) bezpośrednio u swojego pracodawcy.
2. Rejestr rozliczalności (Skrót SHA-256): Przy realizacji prawa do usunięcia danych, w celu udowodnienia wykonania obowiązku RODO (zasada rozliczalności), Usługodawca przechowuje wyłącznie nieodwracalny skrót kryptograficzny SHA-256 z adresu e-mail oraz datę operacji.

§ 5. Bezpieczeństwo Danych

1. Serwis stosuje zaawansowane środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych:
   • Obligatoryjne szyfrowanie wszystkich połączeń protokołem HTTPS (SSL/TLS).
   • Szyfrowanie danych autoryzacyjnych KSeF: Klucze dostępu oraz dane autoryzacyjne do KSeF są przechowywane w bazie danych w formie zaszyfrowanej przy użyciu bezpiecznych algorytmów kryptograficznych (np. AES-256).
   • Zabezpieczenie haseł użytkowników za pomocą silnych funkcji hashujących (argon2/bcrypt).
   • Ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych przez Administratora.

§ 6. Logi Serwera

1. Zapytania kierowane do serwera są automatycznie zapisywane w logach systemowych (m.in. adres IP, data i czas, informacja o przeglądarce).
2. Logi serwera służą wyłącznie do celów administrowania serwerem oraz zapewnienia bezpieczeństwa i nie są łączone z konkretnymi osobami.